Leitfaden
Abnahme und Mängel: was BGB und VOB/B regeln
Die Abnahme ist der Wendepunkt eines Bauvertrags. Mit ihr wird die Vergütung fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), und die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt; bei einem Bauwerk beträgt sie nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB fünf Jahre. Der Auftraggeber muss eine vertragsgemäß hergestellte Leistung abnehmen und darf die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern (§ 640 BGB).
Die Abnahme kann auch ohne ausdrückliche Erklärung eintreten: Setzt der Auftragnehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Auftraggeber die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 BGB). Ist der Auftraggeber Verbraucher, tritt diese Wirkung nur ein, wenn der Auftragnehmer ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform auf die Folgen hingewiesen hat. Wer in Kenntnis eines Mangels abnimmt, muss sich seine Rechte wegen dieses Mangels bei der Abnahme vorbehalten (§ 640 BGB); genau dafür ist das Abnahmeprotokoll da.
Ist die VOB/B vereinbart, kommen nach VOB/B § 12 (Fassung 2016) weitere Regeln hinzu: Abnahme auf Verlangen binnen 12 Werktagen, Teilabnahmen, eine förmliche Abnahme mit gemeinsamem Protokoll und eine fiktive Abnahme 12 Werktage nach schriftlicher Mitteilung der Fertigstellung oder 6 Werktage nach Beginn der Nutzung. Bekannte Mängel sind bei der fiktiven Abnahme innerhalb dieser Fristen vorzubehalten. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche bei Bauwerken beträgt nach VOB/B § 13 Abs. 4 vier Jahre, wenn nichts anderes vereinbart ist.
Solange ein Mangel nicht beseitigt ist, darf der Auftraggeber nach Fälligkeit die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung verweigern. Angemessen ist nach § 641 Abs. 3 BGB „in der Regel das Doppelte“ der für die Mängelbeseitigung erforderlichen Kosten; den Teil über die reinen Beseitigungskosten hinaus nennt die Praxis oft Druckzuschlag. Das ist ein Richtwert, keine feste Quote. Der Rechner setzt den Faktor deshalb auf 2, und Sie können ihn ändern.
So läuft die Begehung mit Protokoll
Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin und gehen Sie die Leistung Raum für Raum oder Achse für Achse ab, am besten mit Leistungsverzeichnis und Plänen in der Hand.
Am Ende halten Sie im Protokoll fest, ob die Leistung abgenommen wird, ob unter Vorbehalt der aufgeführten Mängel oder ob die Abnahme verweigert wird; beide Seiten unterschreiben. Bei der Nachbegehung setzt der Auftragnehmer beseitigte Punkte auf „beseitigt“, der Auftraggeber prüft sie und setzt sie auf „abgenommen“.
In der Vorlage wählen Sie Status und Priorität aus Listen; überfällige Fristen färbt die Datei rot, und das Blatt Übersicht zählt die Mängel je Gewerk und Priorität. Namen und Beschreibungen bleiben in Ihrer Datei; der Rechner speichert einen Entwurf nur lokal in Ihrem Browser. Jeder Mangel bekommt eine eigene Zeile mit diesen Angaben:
- Ort: Geschoss, Raum oder Achse, so genau, dass ein Monteur die Stelle ohne Rückfrage findet.
- Gewerk oder Nachunternehmer, der den Mangel beseitigen soll, und eine verantwortliche Person.
- Beschreibung in einem Satz mit Fotonummer; „Silikonfuge offen, ca. 30 cm, Bad OG links“ hilft mehr als „Fliesen nacharbeiten“.
- Priorität hoch, mittel oder niedrig, etwa nach Einfluss auf Nutzung und Folgegewerke.
- Frist zur Beseitigung, möglichst vor Ort mit dem Gewerk vereinbart, und der Status offen.
- Geschätzte Kosten der Beseitigung, wenn Sie den möglichen Einbehalt beziffern wollen.
Zählweise, Einbehalt und typische Fehler
Erledigt sind beseitigte und abgenommene Mängel zusammen; ihr Anteil an allen Mängeln zeigt den Fortschritt. Überfällig ist ein Mangel nur, wenn er noch offen ist und seine Frist vor dem Datum der Begehung liegt. Eine Frist am Begehungstag selbst zählt noch nicht als überschritten; im Beispiel ist das der Mangel mit Frist am 10.11.2026.
Der mögliche Einbehalt ist Faktor mal Summe der geschätzten Kosten aller offenen Mängel. Offene Mängel ohne Schätzung zählen mit 0 €, und der Rechner weist auf sie hin; im Beispiel betrifft das einen Mangel, der Betrag ist also eher zu niedrig. Er ist eine Orientierung für die Abrechnung, keine Entscheidung darüber, was im Einzelfall angemessen ist. Häufige Fehler:
- Mehrere Mängel in einer Zeile verfälschen die Zählung und erschweren die Nachbegehung.
- Eine Frist ohne Datum, etwa „sofort“, lässt sich nicht auswerten: Tragen Sie ein Datum ein.
- Beseitigt ist nicht abgenommen: Erst die Prüfung durch den Auftraggeber schließt den Punkt.
- Für den Einbehalt zählen nur offene Mängel; Kosten erledigter Punkte gehören nicht in die Summe.
Fragen zum Abnahmeprotokoll
Was ist der Unterschied zwischen Abnahmeprotokoll und Mängelliste?
Das Abnahmeprotokoll hält fest, ob und wann die Leistung abgenommen wurde, wer teilgenommen hat und welche Mängel und Rechte vorbehalten werden. Die Mängelliste ist der Arbeitsteil dazu: jeder Mangel mit Ort, Gewerk, Frist und Status. Unsere Vorlage verbindet beides, damit vorbehaltene Mängel und ihre Nachverfolgung auf demselben Blatt stehen.
Muss das Abnahmeprotokoll schriftlich sein?
Neben der ausdrücklichen Abnahme kennt § 640 BGB die fiktive Abnahme nach Ablauf einer Frist. Ein schriftliches Protokoll ist trotzdem der sichere Weg, weil es Datum, Teilnehmer und Vorbehalte belegt. Ist die VOB/B vereinbart, sieht VOB/B § 12 Abs. 4 eine förmliche Abnahme vor, bei der der Befund gemeinsam in einem Protokoll festgehalten wird.
Wie viel darf der Auftraggeber wegen Mängeln einbehalten?
Nach § 641 Abs. 3 BGB darf er nach Fälligkeit die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung verweigern, in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung erforderlichen Kosten. Bei geschätzten Kosten von 1.196,25 € wären das 2.392,50 €. Weil es ein Regelwert ist, kann im Einzelfall mehr oder weniger angemessen sein; der Faktor im Rechner lässt sich deshalb ändern.
Gilt die Vorlage auch für die Abnahme einer Neubauwohnung?
Ja. Für die Abnahme einer neu gebauten Wohnung oder eines neuen Hauses funktioniert das Vorgehen genauso: Raum für Raum, ein Mangel je Zeile, Fristen und Vorbehalte. Für die Übergabe einer Mietwohnung beim Ein- oder Auszug ist die Vorlage nicht gedacht, denn dort geht es um Zustand und Schäden, nicht um Mängel einer Bauleistung.
Wann verjähren Mängelansprüche am Bau?
Bei einem Bauwerk verjähren sie nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB in fünf Jahren ab Abnahme. Ist die VOB/B vereinbart und keine andere Frist geregelt, sind es nach VOB/B § 13 Abs. 4 vier Jahre für Bauwerke. Eine schriftliche Aufforderung zur Mängelbeseitigung setzt nach VOB/B § 13 für den gerügten Mangel eine neue Frist von zwei Jahren in Gang, die jedoch nicht vor Ablauf der Regelfrist endet.