Leitfaden
Unterweisung und Nachweise: die Rechtsgrundlage
Die Grundpflicht steht in § 12 ArbSchG: Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten während ihrer Arbeitszeit über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen, zugeschnitten auf ihren Arbeitsplatz und ihre Aufgabe. Das geschieht bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder einer neuen Technologie, und zwar vor Aufnahme der Tätigkeit.
Wie oft wiederholt wird, lässt das Gesetz offen: Die Unterweisung ist erforderlichenfalls regelmäßig zu wiederholen, eine Jahresfrist nennt § 12 ArbSchG nicht. Diese Frist steht in der DGUV Vorschrift 1: Nach § 4 Abs. 1 ist die Unterweisung erforderlichenfalls zu wiederholen, mindestens aber einmal jährlich, und sie ist zu dokumentieren. Die Vorschrift gilt für die Mitglieder der Unfallversicherungsträger; für Bauunternehmen ist das die BG BAU.
Werden Leiharbeitnehmer eingesetzt, trifft die Pflicht zur Unterweisung nach § 12 Abs. 2 ArbSchG den Entleiher, also die Firma, in deren Betrieb sie arbeiten. Wie lange andere Nachweise gelten, etwa die Ersthelferausbildung oder der Staplerschein, richtet sich nach den Regeln ihrer Aussteller oder nach anderen Vorschriften. Die Vorlage gibt dafür bewusst keine Fristen vor; Sie tragen das Ablaufdatum aus dem Nachweis ein.
So bauen Sie die Qualifikationsmatrix auf
Typische Spalten auf einer Baustelle sind die jährliche Unterweisung, Erste Hilfe, Arbeiten mit Absturzgefahr, Gerüstbau, Stapler, Kran oder Hubarbeitsbühne sowie baustellenbezogene Einweisungen. Welche davon für welche Funktion erforderlich sind, legen Sie im Blatt Nachweise fest, etwa nach Ihrer Gefährdungsbeurteilung.
Die Matrix ersetzt nicht den Nachweis selbst. Bewahren Sie Teilnehmerlisten der Unterweisungen mit Datum, Thema, Name der unterweisenden Person und Unterschrift der Teilnehmer sowie Kopien der Bescheinigungen auf; die Matrix zeigt nur, wo etwas fehlt oder bald fehlt.
Namen von Mitarbeitern sind personenbezogene Daten. Der Rechner verarbeitet sie nur in Ihrem Browser und speichert einen Entwurf im lokalen Speicher dieses Browsers; übertragen wird nichts. Die Excel-Datei bleibt auf Ihrem Rechner, und für die meisten Auswertungen reichen Kürzel statt voller Namen. Eine brauchbare Matrix entsteht in wenigen Schritten:
- Blatt Nachweise: jede Unterweisung, Schulung oder Bescheinigung einmal anlegen und angeben, für wen sie erforderlich ist, für alle oder für bestimmte Funktionen wie Kranführer oder Ersthelfer.
- Matrix: je Mitarbeiter eine Zeile mit Name oder Kürzel und Funktion; je Nachweis das Ablaufdatum oder „ohne Ablauf“; leer lassen, wenn der Nachweis fehlt.
- Unterweisungen ohne aufgedrucktes Ablaufdatum: Datum der letzten Unterweisung plus ein Jahr eintragen, wenn Sie die Jahresfrist der DGUV Vorschrift 1 zugrunde legen.
- Vorwarnzeit festlegen: so lang, dass Sie einen Schulungstermin noch organisieren können.
- Regelmäßig prüfen: die Liste der ablaufenden Nachweise vor jeder Einsatzplanung durchgehen.
Datumslogik und typische Fehler
Gerechnet wird in ganzen Kalendertagen zwischen Berichtsdatum und Ablaufdatum. Ein Nachweis, der am Berichtsdatum abläuft, gilt an diesem Tag noch und steht auf „läuft ab“; ab dem Folgetag ist er abgelaufen. Liegt das Ablaufdatum genau am letzten Tag der Vorwarnzeit, steht der Nachweis ebenfalls auf „läuft ab“; liegt es einen Tag später, ist er gültig. Im Beispiel endet die Vorwarnzeit am 31.12.2026, ein Nachweis mit Ablauf am 01.01.2027 ist also gültig.
Im Beispiel sind 48 Felder erforderlich: 39 gültig, 6 laufen innerhalb der Vorwarnzeit ab, 3 sind abgelaufen. Der Erfüllungsgrad liegt damit bei 93,75 %, obwohl 6 Nachweise bald erneuert werden müssen. Schauen Sie deshalb neben dem Prozentwert immer auf die Liste der ablaufenden Nachweise, die der Rechner nach Datum sortiert: zuerst, was am frühesten abläuft, bei abgelaufenen Nachweisen zuerst die ältesten. Die Vorwarnzeit von 60 Tagen ist ein Beispielwert.
Der Erfüllungsgrad zählt gültige und ablaufende Nachweise, weil beide am Berichtsdatum noch gelten. Es zählen nur erforderliche Felder: Ein Kranführerschein, den in dieser Kolonne niemand braucht, verändert den Wert nicht. In der Excel-Datei rechnet die Matrix mit HEUTE(), wenn Sie kein Berichtsdatum eintragen; die Farben ändern sich dann jeden Tag von selbst. Häufige Fehler:
- Datum der Schulung statt Ablaufdatum eingetragen: Dann steht fast alles sofort auf „abgelaufen“.
- „Ohne Ablauf“ gewählt, obwohl der Nachweis abläuft: Dann fehlt er später in der Warnliste.
- Funktion falsch zugeordnet: Ein fehlender Pflichtnachweis erscheint dann nicht als „fehlt“.
- Berichtsdatum in der Zukunft gesetzt und vergessen: Die Farben stimmen dann für heute nicht.
Fragen zur Qualifikationsmatrix
Wie oft muss eine Unterweisung wiederholt werden?
Nach § 12 ArbSchG ist die Unterweisung erforderlichenfalls regelmäßig zu wiederholen, ohne festen Abstand. Die DGUV Vorschrift 1 legt in § 4 Abs. 1 fest: mindestens einmal jährlich, und die Unterweisung ist zu dokumentieren. Zusätzlich ist neu zu unterweisen, wenn sich Aufgaben, Arbeitsmittel oder Technologie ändern, und zwar bevor die Tätigkeit beginnt.
Was ist eine Unterweisungsmatrix?
Eine Qualifikations- oder Unterweisungsmatrix ist eine Tabelle mit den Mitarbeitern in den Zeilen und den Unterweisungen oder Nachweisen in den Spalten. In jeder Zelle steht, ob der Nachweis vorhanden ist und bis wann er gilt. Schulungsmatrix meint meist dasselbe. Der Nutzen liegt im Überblick: Sie sehen sofort, wer vor dem nächsten Einsatz noch eine Unterweisung braucht.
Nennt die Vorlage Gültigkeitsdauern für Staplerschein oder Ersthelfer?
Nein. Für diese Nachweise gelten Regeln der jeweiligen Aussteller und Vorschriften, die wir nicht für jede Bescheinigung geprüft haben. Sie tragen das Ablaufdatum ein, das auf dem Nachweis steht oder das Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit festlegt. Eine Quelle nennen wir nur für die jährliche Unterweisung: die DGUV Vorschrift 1.
Werden die Namen meiner Mitarbeiter übertragen?
Nein. Der Rechner läuft in Ihrem Browser und speichert einen Entwurf nur im lokalen Speicher dieses Browsers. Es gibt kein Konto und keinen Upload, und die Excel-Vorlage ist eine Datei auf Ihrem Rechner. Wenn Sie die Matrix weitergeben, entscheiden Sie selbst, an wen; Kürzel statt voller Namen reichen dafür oft aus.
Funktioniert die Vorlage in LibreOffice oder Google Tabellen?
Ja. Die Datei nutzt nur Standardfunktionen wie HEUTE und bedingte Formatierung, keine Makros. Die Statusfarben richten sich nach dem Berichtsdatum oder, wenn das Feld leer ist, nach dem heutigen Datum. Die Funktionsnamen erscheinen in der Sprache Ihres Programms, die Formeln bleiben dieselben. Ob ein Nachweis als „läuft ab“ erscheint, hängt in jedem Programm nur von Ablaufdatum und Vorwarnzeit ab.